Sub Sistem Sistem Informasi Manajemen
Sub Sistem SIM Berdasarkan Aktifitas Manajemen
Perencanaan Strategis
Perencanaan Strategis Sistem InformasiI Manajemen/Teknologi Informasi dalam sebuah organisasi merupakan proses yang berkelanjutan yang akan perlu sering diperbarui secara teratur sebagai respon terhadap dorongan eksternal, peluang dan kebutuhan bisnis, rencana kerja yang terjadwal, budaya organisasi dan kemanfaatan yang diperoleh dari penerapan strategi itu sendiri.
Perbaruan itu bisa berupa revisi yang relatif kecil namun tidak tertutup kemungkinan dibutuhkan perubahan mendasar dan menyeluruh, bergantung pada keluasan cakupan proses strategis organisasi. Selain merupakan proses yang berkelanjutan, perencanaan strategis juga merupakan proses belajar.
Dalam situasi ini, baik dikalangan manajemen yang membidangi SI maupun yang membidangi bisnis organisasi, menjadi semakin waspada pada isu-isu bisnis dan teknologi. Mereka akan terus mencermati dan belajar mengidentifikasi serta menggali peluang secara bersama-sama dalam iklim kerjasama yang harmonis. Budaya kerjasama antara fungsi IS dan organisisasi secara keseluruhan akan mengubah orientasi mereka dalam memperlakukan informasi, yaitu menempatkan sistem dan teknologi menjadi sumber pokok dalam kegiatan bisnis mereka sehari-hari.
Lebih dari itu, sistem dan teknologi juga akan merupakan inti bagi upaya pengembangan bisnis secara terus menerus. Ini seiring dengan tingkat kematangan fungsi sistem informasi dalam organisasi tersebut. Perihal keterkaitan strategi SI/IT dengan strategi bisnis, karakteristik serta pendekatannya telah dikupas pada sub-bab terdahulu, pembahasan selanjutnya akan memusatkan perhatian pada kerangka kerja dan perumusannya.
Ward dan Peppard (2002) menyajikan suatu model analisa tentang hal ini yang diwujudkan dalam bangun kotakkotak yang menggambarkan bagian masukan, keluaran dan aktifitas-aktifitas pokoknya, seperti terlihat pada Gambar di bawah ini.
Gambar Model Strategi SI/TI (Ward, 2002)
Masukan dalam model ini terdiri dari lingkungan internal dan eksternal bisnis, lingkungan internal dan eksternal SI/TI.
- Lingkungan internal bisnis meliputi strategi bisnis yang ada sekarang, tujuan, sumber daya, proses serta budaya dan tata nilai organisasi. Lingkungan eksternal meliputi situasi ekonomi, iklim usaha dan persaingan tempat organisasi menjalankan kegiatannya.
- Lingkungan internal SI/TI adalah perspektif terhadap bisnis, kematangan SI/TI, cakupan dan kontribusi, kemampuan/ketrampilan, sumber daya dan infrastruktur teknologinya. Portofolio aplikasi sistem yang ada maupun sisten yang sedang dikembangkan atau yang baru dianggarkan.Lingkungan eksternal SI/TI terdiri dari tren perkembangan teknologi dan peluang yang ada serta sejauh mana organisasi lain juga telah menggunakannya, terutama pihak pelanggan, pesaing, dan pemasok.
Keluaran dalam model perencaaan strategis SI/TI meliputi strategi manajemen TI yang merupakan elemen umum strategi yang diterapkan secara menyeluruh dalam organisasi, bila perlu harus dipastikan bahwa kebijakan diterapkan secara konsisten.
Strategi bisnis Sistem Informasi, menyangkut bagaimana tiap unit atau fungsi dalam SI akan menyiapkan SI/TI guna tujuan-tujuan bisnis mereka. Demikian pula portofolio aplikasi yang hendak di bangun untuk masing-masing unit bisnis dan model bisnisnya, sehingga bisa tergambar arsitektur informasi masing-masing unit.
Portotofolio hendaknya mencakup juga keterangan tentang bagaimana SI/TI hendak dimanfaatkan dimasa yang akan datang untuk membantuk unit mencapai tujuan-tujuan bisnisnya. Pada bagian keluaran kerangka perumusan strategi SI/TI juga menyertakan kebijakan dan strategi pengelolaan teknologi dan sumber daya spesialis yang ada.
Model strategi SI/TI menggambarkan keseluruhan komponen yang diperlukan dalam proses perumusan strategi serta hasil yang hendak diperoleh seusai proses perancangan strategi IS/IT. Adapun langkah-langkah dan perumusan strategi SI/TI serta deliverables yang dihasilkan, Ward dan Peppard menuangkannya dalam satu kerangka kerja runtut dan tersendiri.
Gambar Kerangka kerja perumusan dan perencanaan strategis SI/TI
Gambar di atas menggambarkan komponen-komponen dalam kerangka kerja tersebut yang terdiri dari:
Proses Inisiasi StrategiLangkah ini merupakan bagian pembuka dalam perumusan strategi SI/TI yang meliputi langkah-langkah memastikan tujuan, cakupan dan deliverables, menentukan pendekatan kebutuhan sumber daya, seperti misalnya perangkat-perangkat otomatis. Ditentukan juga identifikasi personal yang diperlukan dan akan dilibatkan dalam proses ini, dibentuk tim jika perlu bisa juga dilakukan pelatihan-pelatihan.
Langkah selanjutnya adalah pembuatan mekanisme pengendalian dan kontrol terhadap proses ini, jelaskan bagaimana hubungan kegiatan dengan bisnis dan apa yang bisnis akan dapatkan sebagai masukan. Lakukan identifikasi orang-orang yang akan berpartisipasi sehingga diperoleh gambaran waktu yang diperlukan untuk pengumpulan data dalam tahap analisa. Kemudian dilakukan penyusunan rencana kerja, kebutuhan waktu, peran dan tanggung jawab serta simpul dimana pengujian akan dilakukan. (Ward, 2002)
Memahami Situasi Saat Ini dan Merumuskan Kebutuhan BisnisLangkah ini bertujuan untuk membangun pemahaman yang luas tentang bisnis dalam lingkungannya dan untuk merumuskan kebutuhan bisnisnya, baik saat ini, atau sudah terencana maupun kemungkinannya di masa datang.
Hal-hal yang harus dilaksanakan ada tahap ini bisa dikelompokan menjadi tiga kategori.- Pertama, menganalisa strategi bisnis, tujuan serta faktor-faktor penentunya (critical success factors) permasalahan dan proses penentu, dalam rangka untuk merumuskan situasi saat ini, kelemahan dan kekuatan yang ada. Tentukan juga informasi yang dibutuhkan dalam kaitannya dengan memusatkan perhatian pada investasi pada sistem guna memenuhi kebutuhan tersebut.
- Kedua, lakukan evaluasi terhadap kegiatan SI/TI, sistemnya, catu informasinya, sumber, organisasi, ketrampilan dan layanan yang ada, agar bisa ditentukan cakupan serta kontribusinya dan dimana kiranya perbaikan dilakukan akan memberi manfaat.
- Ketiga, analisa terhadap lingkungan bisnis, baik eksternal maupun internal untuk melakukan identifikasi inovasi-inovasi bisnis yang bisa dilahirkan dengan menerapkan aplikasi SI/TI.
Menentukan Strategi Bisnis Sistem Informasi ManajemenLangkah ini merupakan akumulasi kebutuhan Sistem Informasi bisnis yang bertujuan untuk melahirkan suatu rekomendasi untuk menempatkan SI/TI pada aras unit bisnis maupun pada keseluruhan organisasi. Hal ini didokumentasikan dalam strategi manajemen dan SI bisnis.
Pada tiap unit bisnis, sistem informasi secara konseptual dikonsolidasikan dan dipetakan dalam portofolio aplikasi yang mencerminkan posisinya saat ini, posisi yang dibutuhkan atau kemungkinan-nya di masa depan.
Menentukan Arsitektur Sistem InformasiLangkah ini didayagunakan hasil analisa terhadap proses dan kebutuhan informasi guna membangun suatu model bisnis.
Merupakan idealisasi model bisnis di masa depan, dalam kaitan proses, informasi dan sistem, model ini juga dibutuhkan untuk merancang arah saat ada rencana untuk melakukan migrasi. Tahap ini dimulai semenjak porses analisa lingkungan dimulai hingga akhir perumusan strategi bisnis SI.
Merumuskan Proposal Penyediaan Teknologi InformasiYang hendak dilaksanakan pada tahap ini adalah menentukan unsur atau bagian dari proposal penyediaan TI. Secara praktis, pada titik ini strategi SI dan proposal penyediaan TI perlu dicocokan kembali dengan rumusan dalam proses strategi bisnis, maksud utamanya adalah agar terjadi konsolidasi.
Dengan demikian pihak manajemen bisa menentukan investasi pada program mana yang paling layak dan menguntungkan. Selanjutnya garis besar rencana bisa disusun agar bisa ditentukan rute dan titik-titik pencapaian tiap gagasan utama.Konsekuensinya, harus ada kerjasama yang erat antara SI/TI dengan unsur bisnis dalam rencana pengembangan yang sudah disetujui sehinga bisa ditetapkan garis besar langkah migrasi serta ringkasan “business case” masing-masing program. Rincian proposal masing-masing program masih akan tetap diperlukan saat dana yang dibutuhkan untuk program pengembangan ini diajukan.
Rangkaian langkah-langkah dalam proses strategi SI/TI tersebut diatas akan menghasilkan dua kategori keluaran, yaitu keluaran yang berupa hard deliverables dan soft deliverables. Keluaran yang termasuk sebagai hard deliverable adalah berupa berkas-berkas yang memuat rumusan-rumusan tentang strategi dan perencanaan, seringkali juga termasuk di dalamnya aplikasi yang memuat bahan rujukan (dictionary), matriks serta model-model analisa informasi.
Sedangkan keluaran yang dikategorikan sebagai soft deliverable adalah hal-hal yang berkaitan dengan faktor manusia dalam pengembangan perencanaan strategi SI/TI, seperti misalnya ketrampilan, kepedulian serta motivasi.
Hard output dari sebuah proses strategi SI/TI perlu diperoleh dengan maksud untuk menjadi dokumentasi tentang situasi kini, visi dan pertimbangan-pertimbangan yang mendasari penempatan dan pemilihan sistem informasi, teknologi, manusia dan lain sebagainya.
Fungsi berikutnya untuk mendokumentasikan rencana-rencana tentang bagaimana perumusan strategi SI/TI hendak dicapai beserta titik-titik pencapaian selama pelaksanaan. Harus dipastikan bahwa visi dan perencanaan dalam strategi SI/TI skala waktunya harus konsisten dengan visi dan perencanaan bisnis. Demikian pula saat dilakukan evaluasi strategi SI/TI akan dipakai tolok ukur waktu yang sama.
Pendekatan perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard memiliki materi yang lengkap, kerangka perja perencanaan yang ringkas dan alternatif pemilihan teknik analisa yang luas serta keluwesan dalam penerapan metodologi. Namun, konsep ini rincian masing-masing tahapannya terlalu luas sehingga kurang praktis dalam aplikasinya demikian pula tidak memiliki format standar untuk penerapan teknik analisa.
Untuk memperoleh strategi SI/TI, sesuai dengan pendekatan Ward dan Peppard dimulai dengan memahami dan menilai situasi yang ada kini yang apada akhirnya diharapkan bisa diperoleh portofolio aplikasi, yang dapat dilihat pada Gambar dibawah ini.
Gambar Kerangka analisis strategi SI/TI (Ward, 2002)
SWOT adalah singkatan dari Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats. Seperti namanya, Analisis SWOT merupakan suatu teknik perencanaan strategi yang bermanfaat untuk mengevaluasi kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek, baik yang sedang berlangsung maupun dalam perencanaan baru. Analisis SWOT pertama kali diperkenalkan oleh Albert S Humphrey pada tahun 1960-an dalam memimpin proyek riset di Stanford Research Institute yang menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.
Diagram Ilustrasi Analisis SWOT
Faktor Yang Memengaruhi Analisis SWOT
Terdapat 2 faktor pokok yang akan memengaruhi keempat komponen dasar pada analisis SWOT, yaitu:
- Faktor Internal (Strength dan Weakness)Untuk faktor internal atau faktor yang berasal dari dalam terdiri dari dua poin yaitu kekuatan dan kelemahan. Keduanya akan berdampak lebih baik dalam sebuah penelitian ketika kekuatan lebih besar dibandingkan kelemahan. Dengan demikian kekuatan internal yang maksimum jelas akan memberikan hasil penelitian yang jauh lebih baik. Adapun bagian bagian dari faktor internal itu sendiri, antara lain sumber daya yang dimiliki, keuangan atau finansial, kelebihan atau kelemahan internal organisasi, serta pengalaman-pengalaman organisasi sebelumnya (baik yang berhasil maupun yang gagal).
- Faktor Eksternal (Opportunities dan Threats)Ini merupakan faktor dari luar entitas, di mana faktor ini tidak secara langsung terlibat pada apa yang sedang diteliti dan terdiri dari 2 poin yaitu ancaman dan peluang. Adanya peluang serta ancaman ini tentu saja akan memberikan data yang harus dimasukkan dalam jurnal penelitian sehingga menghasilkan strategi untuk menghadapinya. Beberapa poin yang termasuk pada faktor eksternal, antara lain tren, budaya, sosial politik, ideologi, maupun perekonomian, sumber-sumber permodalan, peraturan pemerintah, perkembangan teknologi, peristiwa-peristiwa yang terjadi, dan lingkungan.
Sub Sistem SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Pemasaran Dalam SIM
Sistem Informasi Pemasaran adalah sistem berupa alat (komputer dll) yang dapat bekerjasama dengan sistem informasi fungsional untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan bidang pemasaran produk perusahaan.
Pengertian Pemasaran
Definisi marketing atau pemasaran adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mempromosikan suatu produk atau layanan yang mereka punya. Pemasaran ini mencakup pengiklanan, penjualan, dan pengiriman produk ke konsumen atau perusahaan lain.
Dalam melakukan promosi, mereka akan menargetkan orang-orang yang sesuai dengan produk yang dipasarkan. Biasanya mereka juga melibatkan selebriti, selebgram atau siapapun yang memiliki kepopuleran untuk mendongkrak produk tersebut. Tak hanya itu, dalam pemasaran, bagian yang memiliki tugas ini akan membuat kemasan atau desain yang menarik pada iklan sehingga akan banyak orang yang tertarik.
Selain itu, dengan adanya pemasaran juga sangat membantu para konsumen. Jadi mereka akan lebih mudah menemukan produk yang sesuai dengan apa yang mereka butuhkan. Ketika pemasaran sesuai dengan targetnya, perusahaan akan mendapatkan banyak pembeli dan kefuntungan bisa didapatkan.
Fungsi Pemasaran
1. Pengenalan Produk
Pengenalan menjadi fungsi utama dari sebuah pemasaran yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan adanya pemasaran, produk akan lebih mudah dikenal oleh pelanggan. Pemasar harus menonjolkan keunggulan dari produk yang di pasarkan. Sehingga bisa lebih menarik perhatian dibanding produk pesaing.
2. Riset
Riset memungkinkan pemasaruntuk mendapatkan informasi yang tepat mengenai pasar target sebuah produk. Beberapa hal yang biasanya harus diriset adalah kepopuleran, usia, jenis kelamin kebutuhan hingga keinginan dan lain sebagainya. Nantinya produk yang diproduksi bisa disesuaikan dengan apa yang sesuai dengan target pasarnya.
3. Distribusi
Dengan distribusi yang baik, akan memastikan bahwa produk dapat mudah dipindahkan dari lokasi produksi ke pasar luas menggunakan jalur darat, air dan laut. Selain itu juga memastikan bahwa produk dapat dengan mudah didapatkan oleh pelanggan. Sebagai pemasar juga harus merencanakan segala sesuatunya seperti armada, keuangan dalam proses distribusi.
4. Layanan Purnajual
Dalam sebuah penjualan, layanan setelah penjualan memang sangat dibutuhkan. Pemasar harus membantu pelanggan setelah mereka membeli produk. Misalnya seperti produk mesin, pelanggan mungkin akan merasa kesulitan ketika menemukan masalah pada mesin yang telah mereka beli. Tugas pemasar, memastikan dan membantu agar mesin itu berjalan dengan semestinya.
Jenis-Jenis Pemasaran
Branding
Produk dan layanan harus memiliki target pasar, dan nama atau “merek,” untuk dikenal. Branding adalah bentuk pemasaran yang memiliki fungsi sebagai iklan jangka panjang. Ini sangat membantu untuk membuat produk atau layanan menjadi lebih menarik dan terkenal. Branding sering kali menyertakan nama, slogan, dan logo.
Iklan Siaran
Menggunakan radio sebagai media pemasaran adalah salah satu bentuk iklan berbayar yang paling umum. Pemasaran ke pelanggan sangat potensial ketika menggunakan radio karena pendengar radio benar-benar mendengarkan apa yang diucapkan oleh penyiarnya. Selain itu, juga bisa menggunakan media TV untuk menjangkau pelanggan secara luas.
Multi-Level Marketing
Pemasaran dengan menggunakan multi-level marketing adalah bentuk penjualan langsung yang melibatkan banyak orang di mana perusahaan merekrut dan menjual produk-produknya. Multi-level marketing juga disebut network marketing karena tenaga penjualan mendapatkan komisi dari produk yang mereka jual serta komisi penjualan dari jaringannya.
Internet Atau Online
Internet menjadi salah satu media pemasaran yang paling diminati. Hampir semua orang pasti menggunakan internet, sehingga pasarnya sangat luas. Pemasaran dapat dilakukan dalam berbagai cara seperti menggunaan email, website atau iklan. Target pasarnya juga bisa ditentukan karena banyak penyedia jasa iklan yang memiliki fitur ini.
Jenis Informasi Pemasaran
Setiap perusahaan perlu untuk mengetahui perkembangan situasi dan kondisi pasar dan pemasarannya, memantau perkembangan produk sendiri dan perkembangan produk kompetitor, baik langsung maupun tidak langsung. Memantau bagaimana kompetitor merespon semua strategi pemasaran, strategi pengembangan merek dan bagaimana produk kita di pasar. Memantau lingkungan yang mempengaruhi kondisi merek produk kita, regulasi-regulasi baru, kondisi ekonomi, perubahan teknologi, dan semua isu yang berhubungan dengan perusahaan dan merek.
Memantau kondisi produk dalam saluran distribusi baik di tingkat distributor, wholesaler, retailer baik di sektor modern channel maupun traditional channel (modern trade dan general trade), baik saluran distribusi umum maupun saluran distribusi khusus seperti institusi, koperasi , SPBU dll.
Untuk itulah perusahaan perlu membangun sebuah Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System) yang solid dan handal agar perusahaan melalui para profesional-nya dapat mengambil dan membuat keputusan yang tepat dan cepat dalam membawa arah perusahaan.
Sumber :
Komentar
Posting Komentar